– Hela cykeln av teknologiska förändringar går på högvarv globalt. Häng med och bli inte rädd, försök inte springa tillbaka. Du måste våga utveckla och förstärka de fina delarna!, säger Åsa Göthlin.
Hon är ekonom i grunden, men kom in på personalfrågor tidigt i sin karriär. På Scania i Södertälje är hon ansvarig för People experience inom avdelningen People and culture.
Åsa Göthlin arbetar med att få Scanias arbetsmodell Hybrid att fundera bra med möjligheter att använda olika arbetsplatser och upplägg beroende på arbetsuppgiftens. Hon jobbar med medarbetarupplevelsen, säger hon. Det innebär att försöka förstå vad som gör en arbetsplats attraktiv, vad som gör att den anställda känner att man bidrar, är efterlängtad och väl omhändertagen.
– Företaget kräver mycket, det är mycket vi ska leverera. Vad behöver man då för kunna bidra på bästa sätt till allt detta?
En digital lavin
Scania i Södertälje är ett av de två företag om medverkade i KTH-projektet ”Hållbart lärande i radikal omställning”. Scanias syfte med att delta i projektet var att var lära sig hantera effekterna av pandemin. Den medförde en dramatisk förändring av tjänstemännens arbete på Scania. De digitala mötena ökade lavinartat.
– Helt plötsligt måste vi jobba hemifrån. Då kunde vi ta bort rätt många gamla sanningar som att vår verksamhet inte går att göra på distans, säger Åsa Göthlin.
Ganska snabbt lärde sig arbetslagen hur det gick till att jobba på on line och ha möten på nätet. I Södertälje har företaget väldigt många olika byggnader, vilket bidrog till att man redan före pandemin hade börjat med digitala möten.
– Vi kunde inte åka runt till alla, så vi började ha möten på Teams.
Men det är stor skillnad mellan att ha några digitala möten i veckan på, jämfört med att hela arbetsdagen hanteras på nätet utan kollegor i närheten.
– En del kände att de äntligen fick ihop livspusslet, kunde resa mindre, hämta barnen i tid. Vissa personer levde upp på nätet. Plötsligt var det inga problem för dem att hålla föredrag för 500 personer på Teams. Andra kände att de försvann, säger hon.
Effektiva hemmakontor
Det hybrida arbetet innebär till exempel att några kopplar upp sig on line och några är på kontoret under samma möte.
– På Scania kände vi att det hybrida arbetet gav företaget jättebra möjligheter. Hur skulle vi få nytta av denna ökade flexibilitet framöver, säger Åsa Göthlin.
Till att börja med handlade det om konkreta saker som lokaler och utrustning. Det gällde att få hemmakontoret att fungera som en plats där man kan arbeta effektivt. Företaget bidrog inledningsvis med ergonomiska skrivbord, stolar, datorer och annan IT-utrustning till hemarbetet.
Scanias företagshälsovård var tidigare kopplat mer till fysiska skyddsronder och kontroller av säkerheten vid olika maskiner. Idag har företagshälsovården också fokus på digitalt arbete och sociala faktorer. De har bland annat gjort en checklista vad man ska tänka på i en digital arbetsmiljö.
På företaget hade man sedan länge aktivitetsbaserade kontor för tjänstemännen, så även idag. Och nu är nästan alla möten på företaget hybridmöten. Många kvadratmeter står tomma i kontoren.
– Med ett annat sätt att arbeta behövs fler sociala ytor. Det ska underlätta arbetet och vara trivsamt så man vill komma till jobbet för att träffas, säger Åsa Göthlin.
Det byggs om till fler både större och mindre mötesrum, och platser där man kan landa mellan två möten, tysta rum och rum där man kan samtala. Åsas tips är att man ska se till ha teknik som stöder hybrida möten.
Nya sociala ytor
– Det ska vara bra skärmar, ljudet ska fungera, man ska kunna se och höra personerna som är online och kunna dela material till alla.
Scania testar en möblering i konferensrummen där alla som är fysiskt närvarande sitter vända mot ena långsidan där de som är på distans syns digitalt.
– Det är lätt hänt att de som ses fysiskt bara pratar med varandra. En enkel grej är att inleda möten med en runda där de som är online får börja prata.
Hur arbetet ska ledas och när det ska utföras har förändrats i det hybrida arbetet.
– Det finns chefer som undrar hur de ska leda arbetet när de inte träffar personalen. Hur kan chefen vara säker på att alla mår bra utan att träffa dem?
Scania har tagit fram riktlinjer för hybridarbetet.
– Det gäller för chefen att ha personlig kontakt med var och en. Inte bara ringa om leveranser och när man vill ha något, utan stämma av då och då hur arbetet funkar och hur medarbetarna mår, säger Åsa Göthlin.
Viktigt för att begränsa de många digitala mötena är att komma överens om vilka som behöver delta. I stället för att ses samtidigt kan man till exempel använda chat-funktioner.
Frågan är när det passar att jobba hemma och när man ska vara på jobbet. Scania kallar det överenskommen flexibilitet.
Överenskommen flexibilitet
– Numera har vi en hybrid arbetsmodell. Vi har kontoret kvar och vi tror på mötet, men vi tror också på möjligheten att jobba flexibelt beroende på dig som individ, din roll och teamets behov.
En risk med hemarbetet är att det kan bli oklara gränser mellan arbete och fritid.
– I början var det många som undrade, hur man följer upp arbetet när man inte sitter tillsammans. Jag tror att en ännu större fråga är: Hur ser man till att man inte ständigt är uppkopplad mot arbetet och jobbar hela tiden, säger Åsa Göthlin.
– Det behövs ständigt en bra och öppen dialog mellan medarbetare och chef. Kom ihåg att återhämtning är superviktigt, säger hon.
Text: Anna Holmgren