Ju snabbare den nyanställda blir på det klara över sin nya roll, får utveckla sin kompetens och blir en del av gänget, desto mindre blir stressen.
– De här bitarna är kritiska för nya den första tiden på jobbet, säger Elin Frögéli vid Karolinska Institutet.
De flesta av oss har upplevt den där känslan av att vara ny på jobbet: de första trevande stegen in i en ny roll och arbetsuppgift, osäkerheten kring sin kompetens för jobbet och ett nytt gäng att hitta sin plats i.
– Hur man ska ta emot nya för att de ska få bra förutsättningar är en fråga som inte tagits tillräckligt på allvar, säger Elin Frögéli som är psykolog, postdoktor och forskare vid Karolinska Institutet.
Sedan 2019 har ett forskningsteam under ledning av professor Petter Gustavsson vid Karolinska Institutet studerat strategier för att förebygga negativa konsekvenser av stress hos unga vuxna i projektet Onboarding 2.0. Sammanlagt har forskarna intervjuat flera hundra personer för att få nyanställdas, handledares och chefers perspektiv. I höstas kom teamet ut med en sammanfattande rapport av de centrala resultaten i projektet: Fundament för onboarding version 2.0.
Redan innan Onboarding 2.0-projektet drog igång ägnade sig teamet åt frågan kring unga vuxnas erfarenheter i starten på arbetslivet. I forskningen deltog olika yrkesgrupper, till exempel sjuksköterskor, lärare och ingenjörer.
– Det är en tid som präglas av osäkerhet och stress. Upplevelsen av att vara ny på jobbet verkar vara generaliserbar mellan olika yrkesgrupper, säger Elin Frögéli.
Förstående attityd och vision är grundbultar
Tidigare forskning om introduktion har haft mer fokus på struktur och form, men inte innehåll. Forskningen som bedrivits vid KI kastar däremot ljus på vilken effekt olika introduktionssatsningar har på de nyanställda.
En bra start på jobbet bottnar i att kolleger och chefer på arbetsplatsen kan ta den nyanställdas perspektiv. Då kan början av karriären bli mjukare och bidra till att den nya känner att det är okej att vara just ny.
Organisationen ska ha en delad och förankrad vision bland alla om att introduktion är viktigt och att den nyanställda får tid och utrymme för att komma på plats i sin roll.
– När visionen finns brukar introduktionen ges bättre resurser och prioriteras inom verksamheten, säger Elin Frögéli.
Introduktionsinsatser, eller onboarding, kan minska osäkerheten och på så vis stressen för den som är ny på en arbetsplats.
Osäkerheten minskar över tid när den nya blir klarare över sin roll, utvecklar sin kompetens och blir en del av gänget. De flesta introduktionsinsatser visar sig vara värdefulla för rollklarhet, kompetensutveckling och social inkludering områdena.
– När stödinsatser på de här områdena förekommer har den nya medarbetaren lättare att komma på plats.
Avgränsade arbetsuppgifter och utsedd handledare
Att få klarhet över sin roll innebär att chefen kommunicerar tydligt vad som ingår i arbetsuppgifterna, och kring rutiner och processer på arbetsplatsen.
– Det viktigaste är att få information om ansvar, omfattning och avgränsning, så att den nya får veta vad rollen och uppdraget består av.
För att organisationen ska kunna stödja kompetensutveckling är det enligt Elin Frögéli inledningsvis frågan om att förväntningarna står i god relation till förutsättningarna. Senare handlar det om att ge stöd för att växa och lära sig i arbetet, till exempel genom att ta sig an svårare uppgifter eller gå en kurs.
Elin Frögéli betonar också vikten av att i början få hjälp med att prioritera arbetsuppgifter.
Forskarna såg en positiv effekt av en handledare som kunde fungera som ett stöd, som ett kugghjul i inlärningsprocessen.
– En utsedd handledare eller mentor med ett uttalat ansvar för nya visade sig vara fördelaktigt för hur den nya kommer på plats, säger hon.
När forskarna djupdök i handledarnas roll, visade det sig att de inte alla gånger fick förutsättningar att fungera som stöd.
– Det finns inte en klar modell för hur handledare ska arbeta. De behöver också sin rollklarhet och sin kompetensutveckling, liksom tid avsatt för rollen och stöd från närmsta chefen och verksamheten.
Forskarna följde med de nyanställda intensivt de första 13 veckorna på jobbet, och mer sporadiskt upp till ett år. Och det visade sig att insatserna hade effekt.
– Under det första året spelar insatserna roll. Vi såg en positiv utveckling i rollklarhet och kompetensutveckling, och nyanställda hade lägre nivåer av stress, säger Elin Frögéli.
Lägre stress kan på sikt leda till att den anställda är mer nöjd med jobbet, har bättre tilltro till sin kompetens, vill stanna längre på arbetsplatsen och inom yrket samt mår bättre. Tidigare forskning har visat att lägre stress i början av karriären kan ge positivt utfall även längre fram.
Svårare att bli en i gänget
Däremot såg forskarna inte samma positiva utveckling i känslan av tillhörighet och att bli en del av jobbgänget.
– Det verkar svårare att få till den sociala inkluderingen. Vi ska kolla närmare på det, och om man kan ha ett mer uttalat stödjande lärandeklimat, så att den nyanställda vågar vara i lärandeprocessen, säger Elin Frögéli.
Att skapa bra förutsättningar för lärande hänger ihop med att kolleger och chefer kan ta de nyas perspektiv.
– Det måste få vara okej att vara ny. Det är vanligt att vara osäker och de nya behöver bemötas med respekt för den upplevelsen och få bekräftat att det är en normal del av lärandeprocessen.
Enligt Elin Frögéli handlar det mycket om att vara välkomnande och att man tillåter och uppmuntrar den nya medarbetaren att ställa frågor.
– Vi ser att nya har ett stort engagemang för att börja bidra, lära sig och utvecklas. Om chefer och kolleger möter upp engagemanget med förutsättningar för lärande uppnås den bästa effekten.
Text: Jonna Söderqvist
Så stöds nyanställda bäst
Infomation för en klarare roll:
- information om uppdragets innehåll och omfattning.
- information om ansvar och avgränsning.
- Information om rutiner och arbetsprocesser.
Lärandeaktiviteter och återkoppling för en tilltro till sin kompetens:
- stöd för nyanställdas lärande genom uppmuntran till att ställa frågor.
- hjälp med att prioritera bland arbetsuppgifter och planera genomförandet.
- ge återkoppling och ha strukturerade avstämningar.
Relation och reflektion för att bli en del av gänget:
- ge tid för att lära känna arbetskamraterna.
- få hjälp att ta perspektiv på uppkomna situationer.
- få reflektera över yrkesrollen och hur det är att vara ny.
Källa: Delstudien ”Vilka introduktionsinsatser stödjer nyanställdas lärande och minskar deras osäkerhet?” i projektet Onboarding 2.0.