Lagarbete och byråkrati utvärderades av Malin Espersson. Foto: Andresr

Effektivare byråkrati med lagarbete

Priset för bästa doktorsavhandling 2010 om arbetsliv och arbetsmiljö gick till sociologen Malin Espersson med hennes studie av Kronofogdemyndigheten i Skåne.

– Det är många års arbete som jag lagt ner på avhandlingen, så det är jätteroligt få priset, säger Malin Espersson, som undervisar bland annat i jämställdhet i arbetslivet vid Centrum för genusvetenskap vid Lunds Universitet.

Malin Esperssons avhandling heter ”Mer eller mindre byråkratisk – en studie av organisationsförändringar inom Kronofogdemyndigheten” och lades fram vid sociologiska institutionen vid Lunds Universitet i maj 2010.

Priset delades ut i samband med konferensen ”Det nya arbetslivet” i Luleå i juni som arrangerades av FALF, Forum för arbetslivsforskning. Prisjuryn utgjordes av FALF:s styrelse bedömde de nominerade avhandlingarna utifrån samhällsnytta och vetenskaplig kvalitet. Förutom äran fick pristagaren 10.000 kronor, som donerats av Arbetsmiljöhögskolan i Lund.

Myndigheten ville bli utvärderad

Malin Esperssons forskning startade 2003 med att Kronofogdemyndigheten i Skåne vände sig till Lunds universitet för att få en utvärdering av en omorganisation. Myndigheten hade problem med sin arbetsmiljö, med stress och sjukskrivningar, men också med effektiviteten.

För att göra något åt problemen planerade de att organisera sin personal i team. Målet var att få effektivare handläggning och bättre arbetsmiljö. Nu ville de få en utomstående utvärdering av sin omorganisation.

Malin Espersson fick i uppdrag att arbeta med utvärderingen, bland annat intervjuade hon handläggare på myndigheten i flera omgångar och studerade skriftlig dokumentation.

 

Vad blev dina slutsatser? Blev det bättre arbetsmiljö? Blev myndigheten mindre byråkratisk?

– Organisationer är ofta väldigt komplexa. Det går inte enkelt att säga om förändringen ledde till en mer eller mindre bra arbetsmiljö. Hur arbetsmiljön blev berodde på vilket team man tillhörde, eftersom det var olika arbetsbelastning i teamen och hur väl de fungerade, säger hon.

Myndigheten införde också ett nytt datasystem och arbetet blev mer styrt.

– Uppföljningarna blev mer regelbundna, arbetsgivaren jämförde teamen med varandra och kontrollen inom arbetslagen ökade. Med det nya datasystemet kunde arbetskamraterna se hur många ärenden de andra i laget hade klarat av.

Myndigheten införde målstyrning av arbetet. Arbetslagen skulle klara av att avsluta 90 procent av sina ärenden inom tre månader. Ett individuellt ansvar ersattes av ett kollektivt ansvar för resultatet i teamen.

– Det var uttalade mål och tydliga tal. Både ledning och kollegor kunde jämföra prestationerna. En del tyckte det var jättejobbigt. De som hamnade efter i arbetet kände sig väldigt utsatta och upplevde stress.

De arbetslag som framställdes som lyckade beskrevs som ”här har vi det lyckade teamet”.

– Det är klart de blev glada! De tyckte de var jättekul, även fast belöningen bara var symbolisk i form av en tårta, men symboler är oerhört viktiga!

Ökad kontroll stärkte byråkratin

Kärnan i avhandlingen är inte hur arbetsmiljön blev, utan återfinns i den teoretiska delen, som handlar om olika aspekter av byråkrati. Malin Espersson har utvecklat den klassiska sociologen Webers teorier om byråkrati.

Till de byråkratiska principerna hör likabehandlingsprincipen, att alla ska ha rätt till lika behandling av en myndighet.

– Opartiskhet och icke godtycklighet är viktigt för att medborgarna ska lita på myndigheterna.

Den ökade insynen och kontrollen inom teamet upplevdes ofta som stressande, men kontrollen förstärkte de rättvisa byråkratiska värdena.

– Ledningen såg vad handläggarna gjorde och då blev det svårare fatta godtyckliga beslut. Arbetslagen blev också mer självkontrollerande.

Byråkratiska principer försvagades, till exempel individuella och avskilda arbetsuppgifter, formell kompetens vid rekryteringar och en tydlig hierarkisk struktur.

Ordet byråkrati har ju en väldigt negativ klang. Den som är byråkratisk ses ofta som omständlig, petig och ineffektiv.

 

Vad tycker du om byråkrati?

– Jag tycker inte byråkrati i sig är dåligt, även om jag kan hålla med om att det kan finnas byråkratiska drag som är jättedåliga.

– Det är till exempel bra att ha formella kriterier vid rekrytering. Det är en byråkratisk organisationsprincip som jag gillar att alla ska ha samma chans vid rekrytering.

– Men visst, ordet byråkrati har fått en väldigt negativ klang, inte minst på grund av de tillfällen då myndighetspersoner tenderar att gömma sig bakom byråkratin, säger Malin Espersson.

 

Vilken relevans har dina resultat från Kronofogdemyndigheten för andra arbetsplatser?

– Det finns en stark koppling till arbetsmiljö i allmänhet. Stora omorganisationer, som den jag studerat, har till exempel betydelse för upplevelse av stress och kontroll i arbetet.

– Organisationsförändringar är en stor arbetsmiljöfråga. När man initierar organisationsförändringar uppstår en oro och ett motstånd hos en del, medan andra vill driva på och medverka i förändringen. Jag skriver om det och om hur man driver igenom en förändring.

– Jag tror att det är intressant för läsarna att se hur en omorganisation går till och hur man målmedvetet satsar på att den ska fungera med påtryckningar och utbildningar, morötter och piskor.

 

Anna Holmgren

 

Här är en länk till Malin Esperssons avhandling ”Mer eller mindre byråkratisk – en studie av organisationsförändringar inom Kronofogdemyndigheten”.

Lästips:

Kapitel 6 och 7 i avhandlingen kan vara intressanta för dem som arbetar med arbetsmiljö eller organisationsförändringar. De som är mer intresserade av förändringar i offentlig sektor och av organisationsförändringar kan läsa sidorna 41-52. Avhandlingens slutsatser finns i kapitel 8.

Mer att läsa om framtidens arbetsliv:

Konferensen om framtidens arbetsliv hölls vid Luleå tekniska universitet, LTU. Arrangör var Forum för arbetslivsforskning, FALF. Talare var bland andra forskarna Töres Theorell, Karolinska Institutet, Svend Erik Mathiassen, Centrum för Belastningsskadeforskning och Elisabeth Lagerlöf, Eurofound, en EU-organisation för bättre arbets- och levnadsvillkor.

Alla abstracts till konferensen i Luleå finns på den här länken:

Det är över 90 sidor med mängder av ämnen av många olika arbetslivsforskare. Vi har letat fram några artiklar som handlar om arbetsmiljöforskning. Ladda hem och läs till exempel om:

– genus och arbetet i gruvan, av Lena Abrahamsson sid 6

– rehabilitering genom kultur, av Sören Augustinsson sid 10

– arbetsmiljön på internet, av Eva Bejerot med flera sid 12

– lean produktion, av Torsten Björkman och Karin Lundqvist sid 16

– minskad stress i arbetslivet, av Gunvor Gard med flera sid 26

– jobben blir enklare inom LO-sektorn, av Sten Gellerstedt sid 27

– intensifiering av arbetet inom butik och städ, av Kristina

Johansson och Therese Örling sid 42

– säkerhet i stålindustrin, av Hasse Nordlöf sid 64

– arbetsmiljön i kontrollrum, av Anna-Lisa Osvalder med flera, sid 65

– samarbetet mellan företag och företagshälsovård,

av Lisa Schmidt, John Sjöström och Ann-Beth Antonsson sid 78

– lean produktion på Scania, av Per Sederblad sid 80

– arbetsmiljö och hälsa i kommunal vård och omsorg,

av Ingemar Åkerlind med flera sid 88

Här är en länk till Luleå-konferensens hemsida: