Digitaliseringen av HR-avdelningar går i rasande fart. Målet är att kapa administrationen och frigöra tid för medarbetarna.
Men i stället för mer luft i systemet tenderar den vunna tiden snabbt att fyllas med ännu mer arbete.
Personalavdelningar på företag är en tacksam miljö för digitalisering. Här hanteras stora informationsmängder och arbetsdagarna är fulla av administrativa uppgifter.
Anna Launberg, doktor i företagsekonomi vid Mälardalens universitet, har ägnat en stor del av sin forskning åt att undersöka hur personalvetare på HR-avdelningar samsas med den nya tekniken. Genom intervjuer i ett trettiotal organisationer och djupdykningar i både privat och offentlig sektor har hon och hennes kollegor sett hur AI går från experiment till en integrerad del av arbetsdagen.
– För två år sedan satt de flesta och testade lite med egen ChatGPT. Idag ser vi hur större företag integrerar AI direkt i sina tekniska system. Det används till allt från att skriva platsannonser och presentationer till att analysera medarbetarundersökningar, berättar Anna Launberg.
Paradoxen med mer tid
Drivkraften bakom digitaliseringen är förstås ett löfte om att frigöra tid. Men forskningen visar på en tydlig paradox. Istället för att ge HR-medarbetarna en välbehövlig andningspaus eller mer tid för komplexa ärenden tenderar den vunna tiden att fyllas med ännu mer arbete. Tempot på avdelningen trissas upp.
– Istället för att göra två presentationer förväntas du nu kanske hinna med fem. Det sker en arbetsintensifiering där de administrativa uppgifterna försvinner, men det som blir kvar är de mest komplexa och krävande uppgifterna. Man får aldrig ”vila huvudet” i det enkla arbetet längre, säger Anna Launberg
Samtidigt finns en mer oväntad dimension. Vissa HR-medarbetare beskriver en saknad efter just det administrativa arbetet – där uppgifterna och kompetensen är tydlig och går att avsluta innan man går hem för dagen.
– Det finns en stolthet i sådant man kan riktigt bra, som ett avancerat Excelark. När det försvinner blir arbetet mer fragmenterat och krävande.
Mindre kollegialt lärande
Studierna visar också hur det sociala samspelet på arbetsplatsen förändras. Många HR-medarbetare vittnar om att de inte längre vänder sig till kollegor för att bolla förslag och idéer. I stället för att ”besvära” en arbetskamrat om råd ställer man samma fråga till Copilot eller ChatGPT.
– Det går fort och är smidigt. Samtidigt riskerar det gemensamma lärandet att gå förlorat, säger Anna Launberg.
Vissa uttrycker dock oro för att bli mindre kreativa och tappa förmågan att tänka själva när de fastnar i AI-genererade spår. Det som tidigare kunde vara både roligt och klurigt, som att skapa en presentation eller en platsannons, kan en chatrobot göra minst lika bra – eller ännu bättre.
– Ändå var många väldigt positiva, eftersom det gick så snabbt och blev så fint. Men det är intressant att det framförallt är det kreativa arbetet som tas över av AI.
Objektivitet och tvekan
Att effektiviseringen i slutänden kommer att leda till färre tjänster var majoriteten av de intervjuade överens om. De ansåg det troligt att det administrativa HR-arbetet så småningom helt skulle tas över av tekniken. Men det var sällan de såg att det egna arbetet skulle rationaliseras bort.
– Många tänker att vissa HR-roller kommer att försvinna, särskilt mer administrativa. Men de flesta ser inte sig själva som utbytbara. De menar att just deras arbete rymmer det kontextuella och relationella som AI inte kan förstå, säger Anna Launberg.
I forskarnas material återkommer ständigt en dubbelhet. AI beskrivs både som mer objektiv än människan och som något man inte fullt ut kan lita på.
– Datadrivna beslut kan upplevas som mer rättvisa, särskilt i rekrytering. Samtidigt finns en osäkerhet kring hur systemen fungerar och vilken data de bygger på. Det skapar en ständig spänning mellan tilltro och tvekan.
Etik och kontroll
Doktoranden Christoffer Larsson, vid institutionen för matematik och ekonomi vid Mälardalens universitet, arbetar i ett närliggande forskningsprojekt. Han har genomfört fokusgrupper med HR-medarbetare och chefer med särskilt fokus på etiska konsekvenser av digitaliseringen. Han ser samma dubbelhet som Anna Launberg beskriver.
– Många säger att AI tar hand om det administrativa och därmed borde ge mer tid för mänskliga möten. Men i samma andetag finns en oro för att tappa den mänskliga kontakten. Vi automatiserar för att hinna med människor, men interagerar samtidigt mer med maskinerna, säger han.
En annan sak som också återkommer i fokusgrupperna är osäkerheten kring datahantering och algoritmers beslut. Det finns en känsla av att något sker bakom kulisserna, där man saknar kontroll.
– Man förlitar sig på verktygen utan att fullt ut förstå hur slutsatserna dras, säger Christoffer Larsson.
Forskarna har även tagit upp hypotetiska scenarier, som AI-analys av e-post och mötesmönster för att förebygga stress i arbetsgruppen. Här har reaktionerna bland deltagarna gått isär.
– Vissa menar att det kan vara rimligt med övervakning om det förbättrar arbetsmiljön för många. Andra ser det som ett oacceptabelt intrång. Frågan om var gränsen går är inte så enkel, säger Christoffer Larsson.
Rekrytering och lön
Inom rekrytering används AI redan för att hantera mycket stora ansökningsmängder. Här finns en relativ samsyn: tekniken kan göra ett första urval, men inte fatta det slutliga beslutet. Samma hållning gäller lönesättning. AI kan fungera som beslutsstöd – men inte ersätta det mänskliga omdömet.
Hur man använder systemen i företagen skiljer sig åt.
– En äldre erfaren HR-chef gillade att använda AI vid rekryteringen, men sedan läste han ändå alla ansökningar efteråt, berättar Anna Launberg.
Deltagarna i studien var måna om att presentera ”rätt” inställning till tekniken. Att både vara positiv och kritisk – men inte alltför kritisk.
Anna Launberg minns särskilt en röst från deltagarna som hon tycker sammanfattar mycket av diskussionerna:
– Om man som HR-medarbetare vill vara den varma famnen kanske det inte känns optimalt. Men om man vill förlita sig på datadrivna beslut kommer arbetet bara att bli bättre.
Lotta Engelbrektson