Kontor som gapar tomma får organisationer att skala ner på ytorna. Men utgångspunkten är alltför ofta kontorsutrymmet i sig – inte verksamhetens eller de anställdas behov. Det säger sakkunniga Suvi Hirvonen vid finska Arbetshälsoinstitutet.
Mycket har återgått till det normala efter covid–19. Men inte när det kommer till att åka in till kontoret för att jobba. Hybridarbete är här för att stanna.
– Distansarbete har i huvudsak varit en positiv upplevelse, och få vill numera avstå från det, säger senior sakkunnig Suvi Hirvonen vid finska Arbetshälsoinstitutet. Hon är med i flera forskningsprojekt om kontorens funktion och utformning.
Mindre kontor på tapeten
Distansarbete påverkar inte bara anställda, utan också den fysiska arbetsplatsen. Vid sidan av personalkostnaderna är kontorslokalerna en av de största fasta kostnaderna för organisationer. När kontorsytor står outnyttjade vill många organisationer av ekonomiska skäl och hållbarhetsskäl minska på ytan, eller flytta till mindre lokaler. På mångas jobb pågår arbete för att hitta fungerande lösningar, samtidigt som de vill locka sina anställda tillbaka till kontoren.
– Vi är i ett brytningsskede. En del organisationer avvaktar, medan andra redan tagit steget in i nya kontorslösningar.
Vanlig miss att glömma människorna i planeringen
Det har redan forskats en hel del om distansarbete, men inte när det kommer till hur distansarbete och fysiska kontor samspelar, eller hur nya kontorsutrymmen kan inverka på huruvida anställda vill jobba på kontoret eller hemifrån. På Arbetshälsoinstitutet har flera forskningsprojekt kring den här frågeställningen inletts.
Forskarna har börjat skönja trender i omställningen till mindre kontor.
– Beklagligt ofta görs förändringen i arbetsmiljön bara utgående från kontorsutrymmet i sig och man glömmer bort hur själva arbetet förändras, säger Suvi Hirvonen.
I värsta fall kan det leda till att de nya utrymmena inte fungerar för arbetet eller verksamheten, eller att det försvårar arbetet på kontoret. Det i sin tur avskräcker anställda än mer från att jobba på kontoret.
Suvi Hirvonen betonar att utgångspunkten ska vara organisationens strategiska målsättningar och arbetsuppgifterna, utan att glömma bort de anställdas välmående.
Bättre trivsel om man fått påverka
När processen för nya kontor börjar, behöver ledningen vara på det klara med sin strategi för hur arbetet kan se ut, målsättningen med förändringen och även ramarna inom vilka ändringarna ska ske. Tidigare forskning visar att ju mer anställda involveras i omställningen, desto nöjdare är de ännu långt efter flytten till ett nytt kontor. Hon uppmuntrar chefer att diskutera med sina anställda om varför ändringen görs, och vilka behov som finns i verksamheten.
– Att lyssna in de som ska jobba i utrymmet är viktigt under processens gång. Samtidigt ska man vara tydlig och ärlig med till exempel ekonomiska ramar och vilka påverkansmöjligheter som finns.
I omställningen är det bra att inte bara tänka på nuläget, utan också se framför sig hur arbetet och behoven ser ut om fem år.
Eftersom de flesta organisationer valt att locka anställda tillbaka till kontoret hellre än att tvinga dem, uppmuntrar hon chefer och anställda att diskutera varför man kommer till kontoret och vilka uppgifter man gör där och vilka hemma. Avstämningar kring hur det har fungerat till exempel det senaste halvåret efter förändringen ger vägledning i beslut framåt.
Kontoret ska locka mer än hemmet
– Arbete på kontoret konkurrerar med arbete hemifrån. Det ställer krav på kontorsutrymmen som håller hög kvalitet, säger Suvi Hirvonen.
Ofta framhävs kontorets funktion som mötesplats. Även om de sociala ytorna fyller en viktig funktion, behöver kontoret ha fler funktioner. Förutsättningarna för att jobba hemma ser olika ut för alla, och behoven av att ta sig in till jobbet varierar.
– Det måste fortfarande vara möjligt att kunna utföra alla arbetsuppgifter på kontoret, betonar Suvi Hirvonen.
Senaste forskningen vid Arbetshälsoinstitutet ger stöd för att till exempel arbetsro på kontoret kan vara en lockande faktor.
Många saknar eget rum
När kontorsytan blir mindre försvinner ofta möjligheten till ett eget rum, vilket många saknar. Därför behövs fortsättningsvis utrymmen där man kan stänga dörren om sig och där man får sitta i lugn och ro. För en del kan det höja tröskeln att ta sig till jobbet om man inte vet om det finns lediga platser.
– Ett enkelt system för att kunna boka ett rum kan minska osäkerheten att komma till jobbet.
Precis som tidigare kvarstår behovet av välfungerande ventilation, ergonomi, akustik, belysning och teknik.
Hur själva kontoret i slutändan utformas varierar beroende på organisation och verksamhet.
– En fråga att ha med sig är hur kontoret kan stöda ett smidigt arbete och de anställdas välmående.
Text: Jonna Söderqvist