– Datasystem kan hindra dig från att göra ett bra jobb,skapa irritation och frustration och i värsta fall göra dig sjuk.

Fredrik Beskow på Prevent har sett eländiga exempel. Idag är han glad över deras nya forskningsbaserade webbtjänst som ska hjälpa företag att införa smidiga, lönsamma och hälsosamma IT-lösningar.

Prevent drivs av Svenskt näringsliv, LO och PTK och har i många år producerat information, utbildningar och checklistor som stöd för bättre arbetsmiljö i främst små och medelstora företag.

Den 19 oktober 2017 var det premiär för ”Inför rätt IT”. Det hade tagit ett år för Fredrik Beskow att tillsammans med forskare och webbredaktörer bli klara. En vecka senare stod Fredrik Beskow på arbetsmiljöeventet Gilla jobbet och berättade om webbtjänsten.

Öppen för alla

Sajten ”Inför rätt IT” är öppen för alla och ska vara ett stöd i att införa nya IT-system, så att man kan ta hänsyn till arbetsmiljön från början.

Den består av tre delar: faktatexter, särskilda checklistor just för IT-investeringar, och scenarier som skapar igen känning. De beskriver nio typiska och stressande situationer.

– Det finns exempel på hur anställda tvingas anteckna uppgifter från ett datasystem med papper och penna, för att kunna notera dem i ett annat system, berättar Fredrik Beskow.

Texten tipsar om hur den enskilde kan påverka sitt företag till förbättringar. För det tjänar både människan och företaget på, understryker han.

Digital arbetsmiljö

– Systemet måste stödja ditt arbete. Annars har du de kognitiva problemen direkt, och de stressar dig. Personal som mår sämre, gör sämre jobb och det ger sämre lönsamhet.

Bakom faktainnehållet står forskarna Bengt Sandblad, människa-datorinteraktion vid Uppsala universitet, och Anna-Lisa Osvalder, människa-maskin-system på Chalmers.

Även informationsarkitekten JonasSöderström har deltagit, han som skrev boken ”Jävla skitsystem!” om usel digital arbetsmiljö.

Användbart

De inblandade träffades i fyra workshopar och planerade innehållet. Det var representanter för parterna, de sakkunniga och Fredrik Beskow.

– Det handlade om att få ner forskningsrönen och de beprövade erfarenheterna till något som blir användbart för slutanvändaren, säger han.

– Det utkristalliserade sig en plan för faktatexter, rubriker och checklistor, hur allt skulle hänga ihop. Scenerierna kom vi på sist, vi tyckte det va rbra att konkretisera problem som kan finnas. De binder ihop forskningstexterna med checklistorna, säger han.

– Forskarna har tillfört sakkunskap i mängd. Det var en bra mix i gruppen, både personer med akademisk och praktisk bakgrund.

Fakta om hjärnstress och lagar

Faktatexterna rör allt från kognition och hjärnstress till personalekonomiska kalkyler, statistik, lagar, regler och rekommendationer.

– Ledarna måste förstå vikten av att göra rätt från början, att ta in folk med rätt kompetens, att ge de anställda tid att jobba, att man har en bra dialog med både slutanvändare och dem som utvecklar systemet. Mycket handlar om samverkan.

Det centrala i ”Inför rätt IT”-materialet är checklistorna som man kan fylla i på datorn eller i en app i mobilen. Det finns listor för bland annat kravställning, införande, för det ständiga förbättringsarbete som bör följa en investering, och utvärdering av logik och gränssnitt.

Mejlar

Sajten mejlar automatiskt det som användaren har fyllt i, så att hen kan logga in och fortsätta på samma ställe. Tanken är att exempelvis en projektgrupp på en arbetsplats ska kunna använda listorna.

I listan för kravställning ingår frågor om leverantören kan tillhandahålla referenspersoner. Om svaret är nej ska användarna bedöma risken med detta. Och i en textruta kan arbetsgruppen beskriva vad företaget behöver göra.

Dessutom finns tips och råd om hur man kan förebygga problem. Sist finns rutor för utsedd ansvarig och för deadline.

Genom att fylla i checklistorna kan man steg för steg jobba fram en plan för att genomföra förändringen.

Ett sätt att inte missa något

Checklistor blir ibland kritiserade för att vara för enkla och grunda. Kan inte en arbetsgrupp diskutera fram förbättringar ändå, genom att utgå från sina kunskaper och arbetets mål?

– Jo, det här är en av många metoder. Checklistorna är till för att fånga upp saker som man kan missa annars, säger Fredrik Beskow.

Listorna är inget självspelande piano, ansvaret ligger på organisationen själv. Det är ett verktyg som du guidas igenom. Gruppen bakom tjänsten förespråkar ett arbetssätt som är”agilt”, det vill säga lättrörligt:

– Korta cykler, aktiviteter som kanske bara tar ett par veckor, att man stämmer av flera gånger längs vägen, istället för att göra en stor lösning på en gång,förklarar Fredrik Beskow.

Kostnaderna kommer senare

– Man kan tro att man tjänar på att skynda sig och hoppa över moment eller välja bort funktioner. Men det kan få konsekvenser längre fram. Effekterna kanske inte syns i projektuppföljningen. Införandet blir klart i tid och till rätt kostnad, men följderna kommer senare – på ett annat konto!

Upphovspersonerna bakom sajten har medvetet hållit textlängderna nere. I stället finns länkar till lagar och regler, och till fördjupande läsning.

Bland annat länkar man till skriften ”Att beställa användbara IT-system”.

Sunt Arbetsliv också på gång

Under 2018 kommer ett verktyg som ska hjälpa chefer och skyddsombud att granska och utforma den digitala arbetsmiljö som redan finns på arbetsplatsen. Bakom det står Sunt arbetsliv, en arbetsmiljöorganisation som parterna i kommuner och landsting driver.

Sunt arbetsliv har sedan tidigare en checklista för IT-skyddsrond. Det nya verktyget utgår från metoderna i det systematiska arbetsmiljöarbetet, med bland annat riskanalyser. Allt blir tillgängligt för alla, precis som systerorganisationen Prevents ”Inför rätt IT”.

Roland Cox