Hur gör man för att beställa IT-system som fungerar både för kunderna utåt och för den interna arbetsmiljön?
Om detta har Åke Walldius och ClasThorén skrivit handboken ”Att beställa användbara IT-system – hur användarbehoven kan synliggöras tidigt i beställningen”.
Skriften har några år på nacken men är fortfarande användbar. Författarna lyfter fram ett antal positiva exempel från verksamheter där användbarhet och tillgänglighet kommit med frå början när man har beställt IT-system.
De berättar bland annat om när Ekonomistyrningsverket (ESV) jobbade fram ett ramavtal för statliga myndigheter, som ska upphandla molnbaserade e-handelstjänster. Det nya här var framför allt att de verkliga användarna ska utvärdera system som ett företag köper in.
Flera exempel
Även Scania, Swedbank, landstinget i Stockholm och Arvsfonden har bidragit med exempel.
– Det tar tid att uppnå att användarna alltid är med och utvärderar. Det är sega strukturer, säger Åke Walldius,forskare på avdelningen Medieteknik och interaktionsdesign vid Tekniskahögskolan, KTH.
Han ger tre råd inför en IT-investering:
- Engagera alla, särskilt de skeptiska– de har ofta goda skäl att vara skeptiska.
- Ta in så mycket referenser som möjligt från andra arbetsplatser.
- Gör en IT-skyddsrond.
Skriften initierades av Användningsforum, som den dåvarande regeringen tillsatte 2012.
Från drömsystem till kaotiska
Bakgrunden var att datorsystemen hade blivit så kraftfulla och tekniskt avancerade, att de kunde förvandla en organisations arbetssätt. Säljarna hade fått ett alltför stort övertag över köparna.
– Man kunde läsa om kaotiska arbetsmiljöer, inte minst inom vården, säger Åke Walldius.
På frågan hur dåliga IT-systemen egentligen är i dag svarar han med ett skratt.
– Det finns hela skalan från drömsystem till kvarvarande gamla, klumpiga och stressande system.
– En del är hur bra som helst, vilket gör oss kräsna. Vi gillar inte system där vi måste gå omvägar, göra samma saker flera gånger eller inte fattar vad man förväntas göra, säger ÅkeWalldius.
Boken kan laddas ner från Användningsforum.
Roland Cox