Arbetsmiljöarbete kräver att man vet hur det faktiskt ser ut. Det är ganska lätt att inventera risker i den fysiska arbetsmiljön, allt från att få syn på snubbelfällor till att mäta ljud, ljus och partiklar i luften. Men den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är inte synlig. Och det finns inga mekaniska manicker som kan mäta den.
Hanne Berthelsen vid Malmö universitet har i flera forskningsprojekt arbetat med Copsoq, tillsammans med forskarkollegor. Det är en svensk upplaga av ett internationellt, forskningsbaserat stöd för arbetsplatsundersökning. Enkäten används ibland annat i Chile, Canada, Nya Zeeland, Nigeria, Australien – och en lång rad europiska länder. Malmöforskarnas projekt har gått ut på att göra Copsoq mer användbar och åtkomlig för både forskare och praktiker.
Copsoq är ingen manick, men en enkät med 76 noga utarbetade frågor, som går att besvara på under 20 minuter. Svaren ger en bild av arbetsplatsens organisatoriska och sociala arbetsmiljö, både risk- och friskfaktorer. I ett FoU-projekt etablerade man nätplatsen www.copsoq.se. Förutom frågorna innehåller den instruktionsmaterial, råd och tips om hur man förbereder och följer upp en kartläggning av en arbetsplats. Nätplatsen har årligen runt 100.000 besök.
Enkäten rör sig inom sju huvudområden
Redan för över 20 år sedan började arbetsmiljöforskare vid Det danska arbetsmiljöinstitutet utveckla Copsoq (”Cop” syftar på Copenhagen). Ursprungligen var det enbart tänkt för danska arbetsplatser som man tyckte borde ha lika bra verktyg som inom forskning. Genom att använda samma frågor och begrepp i forskning som i praktiken kunde det vara ett sätt att förmedla komplexa forskningsteorier och resultat att komma till nytta ute på arbetsplatser. De sju områdena är:
· Krav i arbetet
· Arbetets organisering och innehåll
· Relationer och ledarskap
· Samspel mellan individ och arbete
· Socialt kapital
· Hälsa och välbefinnande
· Kränkande beteende
Varje område har delområden. Krav i arbete består exempelvis av kvantitativa krav, arbetstempo och känslomässiga krav. Här är tre exempel på tre frågor inom kvantitativa krav:
· Är din arbetsbörda ojämnt fördelad så att arbete samlas på hög?
· Hur ofta händer det att du inte hinner slutföra dina arbetsuppgifter?
· Kommer du efter med ditt arbete?
Vetenskapligt grundade verktyg
Som de här exempelfrågorna visar är det inte en medarbetarenkät om hur individerna trivs och vilka åsikter de har.
– Det handlar om att kartlägga själva arbetsplatsen och dess organisatoriska och sociala arbetsmiljö, understryker Hanne Berthelsen.Då är det viktigt att frågorna ger tillförlitliga svar. Och därför är det viktigt med vetenskapligt grundade verktyg, som bygger på kunskaper om vad i arbetsmiljön som har betydelse för hälsa och ohälsa.
För att få svar som stämmer ställer Copsoq innehållsligt likartade frågor på lite olika sätt, vilket är ett vanligt grepp inom vetenskapliga undersökningar. Detta är ett exempel på skillnaden mellan att själv sätta ihop några frågor och att använda forskningsbaserade. Det handlar om kvaliteten på instrument i arbetsmiljöarbetet.
– Du kan jämföra med en termometer: du använder inte en utomhustemp för att se om ditt barn har feber, säger Hanne Berthelsen.
Forskarna får många brev från användare med frågor och återkoppling.
-Något många skriver är att frågornas formulering gör att man enkelt kan påbörja en diskussion. Som till exempelvis frågan” kommer du efter med ditt arbete”? Om det är så – vad är det ett uttryck för? I vilka situationer händer det? Vad behöver man göra för att det ska bli bättre?
En huvudtanke med Copsoq att det i arbetsmiljöarbetet som i forskning ska gå lättare att jämföra resultaten mellan olika enheter i en lite större verksamhet, och med andra arbetsplatser.
-För att bedöma vad ett resultat innebär, måste vi kunna jämföra. Det är som när vi mäter blodtryck. Siffrorna i sig säger ju ingenting. Därför har vi tillsammans med Statiska centralbyrån gjort en stor kartläggning med Copsoq, för att få fram jämförelsematerial. Det går att göra jämförelser utifrån bransch, yrke, kön och ålder, säger Hanne Berthelsen.
Materialet tog de fram med i ett projekt med stöd från Afa Försäkring och resultatet finns nu på www.copsoq.se.
Skräddarsy åtgärder
Hanne Berhelsen konstaterar att det idag finns en ”enkättrötthet” hos många.
-En enkät förändrar ingenting. Det är helt avgörande att redan innan man genomför en undersökning planera vad man ska göra efteråt, i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Engagemang och delaktighet en förutsättning för att det här ska fungera bra. Anställda och chefer på de olika arbetsplatserna och i arbetslagen måste gemensamt tolka resultaten och komma fram till åtgärder, och sen genomföra och följa upp dessa. Om inget händer efter enkäten är det helt enkelt sämre än om man inte hade gjort undersökningen alls.Men med hjälp av arbetsplatsundersökningen kan man skräddarsy åtgärder efter de skilda behov som finns, framhåller hon. Alla ska inte göra allt, för det ser olika ut på olika arbetsplatser. En del kan man göra direkt på den egna arbetsplatsen. Annat är mer övergripande och det kan man inte lösa på golvet, då måste man lyfta frågan till rätt nivå.
En viktig sak att tänka på är att inte redovisa resultat på alltför små grupper av anställda, eftersom det kan hota anonymiteten. Då kan det bli möjligt att räkna ut vilka som svarat vad. Om folk har den känslan kommer de troligen inte svara sannfärdigt.
Pulsmätares förtjänster och brister
Hanne Berthelsen anser att en arbetsplatsundersökning med Copsoq bör ske varje eller vartannat år. Inte oftare, för man ska hinna vidta åtgärder utifrån undersökningen och uppnå förbättringar innan man gör en ny enkät.
När det gäller traditionella medarbetarundersökningar har det funnits en diskussion om det inte kommit för sällan, eftersom arbetsförhållanden snabbt kan förändras. Som ett svar på det har det kommit så kallade pulsmätningar, med ett fåtal snabba och enkla frågor för att ofta kolla läget. I ett annat projekt har Hanne Berthelsen med kollegor studerat fördelar och nackdelar med denna metod, som har blivit allt vanligare och som ersätter de mer omfattande medarbetarundersökningarna.
-De pulsmätningar som vi studerade hade i stor utsträckning fokus på engagemang och motivation, och det är huvudsakligen utifrån ett ledningsperspektiv. Mätningarna är sällan sammanvävda med det systematiska arbetsmiljöarbetet, utan något som sker parallellt, säger hon. Men de skulle faktiskt kunna användas för att under årets gång hålla det systematiska arbetsmiljöarbetet levande. Det behövs många verktyg i verktygslådan!
Hon menar att det alltså inte behöver vara en motsättning mellan pulsmätningar och mer omfattande men glesare arbetsplatsundersökningar som Copsoq. Men väljer man enbart pulsmätningar blir faktaunderlaget om läget i arbetsplatsens organisatoriska och sociala arbetsmiljö alltför bräckligt för ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete.
Pulsmätningarna ger också ofta en bild av hur de anställda ser på ledningen. Hon ser här att det finns en risk för att ”chefen blir mätt och vägd alltför ofta”. Detta riskerar att bli en betydande stressfaktor i chefens egen arbetsmiljö.
Som ringar på vattnet
Användare av Copsoq är idag såväl företagshälsovård och organisationskonsulter som hjälper arbetsplatser med underlag för arbetsmiljöarbete, som HR-avdelningar på arbetsplatser. – Kunskapen om det här verktyget sprider sig som ringar på vattnet, säger Hanne Berthelsen.
SCB-undersökningen Copsoq med gjordes redan 2018, som var före pandemin. Nästa steg i arbetet med Copsoq är att uppdatera jämförelsematerialet från SCB. En ansökan om projektmedel för detta är på väg nu, våren 2025. Och Hanne Berthelsen förbereder sig på att vara värd för den nionde internationella Copsoq-workshopen för det internationella nätverk som finns. Forskare och praktiker från länder på flera kontinenter kommer att delta.
Intresset ökar internationellt för att praktiker på arbetsplatser ska se nyttan som de kan få genom att göra vetenskapligt grundande kartläggningar av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, berättar Hanne Berthelsen.
-Flera länder har också visat intresse för att översätta vårt material på www.copsoq.se och att etablera nätplatser i sina egna länder, säger hon.
Mats Utbult