Västmanlands sjukhus införde 2017 en ny arbetstidsmodell för att få ner kostnaderna för övertiden och minska personalomsättningen. Idén var att införa arbetstider med betydligt bättre möjligheter till återhämtning. Nattpass kompenseras med fyra timmars kortare arbetstid. Och tjänstgöring en hel helg ger en heltidslön med fyra lediga vardagar.
Drivkraften för att ändra arbetstiderna ökade när vård och omsorg i hela landet började satsa på att alla skulle få jobba heltid. Många fler heltidare innebar att vardagarna blev överbemannade och helgerna underbemannade. Kostnaderna för övertidsarbetet slog i taket.
Trycket på att hitta nya lösningar ökade också när allt fler bemanningsföretag började rekrytera erfaren och kunnig vårdpersonal.
-För oss handlar det om att ha en arbetsmiljö så att vi kan behålla våra medarbetare, säger Christian Törnqvist, som är HR-strateg kompetensförsörjning.
Helgtjänstgöring
Han jobbar med att utveckla och behålla personal genom bättre arbetsmiljö och arbetstider. En radikal åtgärd i regionen för att minska övertiden på helgerna har varit att införa helgtjänstgöring med heltidslön för hela veckan. Den som tjänstgör en helg jobbar 24,5 timmar fredag till söndag under 5 – 20 veckor.
-Den som jobbar hela helgen ska bara jobba då. Det är näst intill förbjudet att jobba under vardagarna den perioden, säger han.
En gång per helg arbetar man kväll följt av ett dagpass. Det medför en kort vilotid, men behövs eftersom de flesta inte vill arbeta tre kvällar i rad på helgen. Det kompenseras med att resten av veckan är ledig.
-Veckoslutstjänstgöringen ger en bättre arbetsmiljö för alla på avdelningen. Det är en fantastisk arbetstidsförkortning som ger återhämtning i kvadrat för individen. Och vi städade bort övertidskostnaden för helgerna, säger Christian Törnqvist.
Start med nya riktlinjer
Det hela började med att alla inom ledningen för den slutna vården på sjukhuset i Västerås samlades kring nya gemensamma riktlinjer för hälsosamma och hållbara arbetstider. Riktlinjerna tillämpas nu i hela region Västmanland, som har 5 770 vårdanställda. (se faktaruta med riktlinjerna)
Riktlinjerna bygger helt och hållet på forskning om arbetstider och på vårt arbete med föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö, säger Malin Lohela Karlsson, som är arbetsmiljöstrateg i regionen.
Målet är hälsosamma arbetstider med god återhämtning. I stället för 38,15 timmars heltid för sjuksköterskorna avtalade regionen och vårdfacket om en arbetstidsförkortning med fyra timmar för ett nattpass, max två nattpass i veckan. Lika villkor för nattarbetet gäller för undersköterskorna.
– Vi har skapat förutsättningarna för att ta bort korta vilotider i schemat. Det är viktigt för oss att medarbetarna får sin vila mellan passen relaterat till hälsa och arbetsmiljö, säger bemanningskoordinator Erica Norling.
– Det är fler medarbetare som väljer nattpassen och det är kö till veckoslutstjänsterna. Varje schemaperiod får vi glada meddelanden om medarbetare som hunnit återhämta sig och upplever bättre hälsa, säger hon.
Erica Norling har jobbat som specialistsjuksköterska inom barn- och akutkliniken och haft arbetsledande roller under flera år. Kollegan Mårten Blomberg har varit sjuksköterska och sektionsledare på ortopeden.
Täta uppföljningar
En gång i månaden träffar de och den biträdande sjukvårdsdirektören alla avdelningar och verksamheter inom slutenvården.
-Då gör vi en uppföljning av läget i bemanningsfrågor. Vi lyfter både framgångsfaktorer och utmaningar, säger Erica Norling.
-Vi bemanningskoordinatorer arbetar dagligen tillsammans med verksamheterna och ledning kring schema och bemanning. Vi förstår varandra och nu bedriver vi både en bra arbetstidsmodell och veckoslutstjänster, säger Mårten Blomberg.
-Arbetstidsmodellen innebär bland annat att man rekommenderar arbete medurs med klockan. Det innebär att man ska börja med dagspass, sedan kvällspass och sist nattpass.
Personalen lägger själva fram förslag för hur de vill ha sina arbetstider. Ett vanligt val här och på andra arbetsplatser är att man vill börja sin period med ett kvällspass följt av ett dagspass. Det innebär att man får för kort vila mellan passen, något som forskningen visat är ohälsosamt.
Planerar tio veckor framåt
I den nyare delen av sjukhuset ligger kirurgavdelning. Där träffar vi Krista Heinola, undersköterska och biträdande enhetschef. Hon planerar bemanningen på avdelningen.
-Största utmaningen jag upplever är att medarbetarna har så stora förväntningar på sina tider. Numera planerar folk gärna sitt schema med hänsyn till sin fritid, säger hon.
Planeringen på avdelningen börjar med att alla lägger in sina önsketider på ett gemensamt digitalt verktyg där alla kan se vilka behov som finns. Därefter har schemaansvariga två veckor på sig att justera önskemålen så att de ger bra återhämtning och så att de stämmer med verksamhetens behov på vardagar, nätter och helger tio veckor framåt.
-Vi försöker ha hälsosamma tider, men vi kan inte bara ändra schemat och ta bort korta vilotider, utan att ha med oss medarbetarna, säger Krista Heinola.
Här forskas om tider och hälsa
Hennes avdelning deltar i ett forskningsprojekt om arbetstider och hälsa som leds av forskaren Anna Dahlgren på Karolinska institutet.
-Projektet går ut på att få in bra vila under hela perioden man arbetar och att minska turerna med korta vilotider, säger Krista Heinola.
De som deltar i projektet, har fått en sömnklocka som dom haft på sig under sju nätter, för att den ska mäta hur deras nattsömn varierar beroende på hur de arbetat. Det är tre kirurgavdelningar som deltar. Ledningen för avdelningarna vet inte vilka personer som deltar i projektet. Det är frivilligt att delta och urvalet görs av forskarna, som själva håller direktkontakt med de anställda på avdelningen.
– Efter att vi fått en genomgång av forskarna har avdelningarna jobbat vidare med workshops kring hälsosamma arbetstider. Därefter har vi schemaansvariga tillsammans med medarbetarna lagt hälsosamma scheman, säger Krista Heinola.