Att vänta med åtgärder tills något händer är ingen hållbar strategi. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete är avgörande för att förebygga olyckor och ohälsa.
På Bostadsbolaget i Göteborg används IA-systemet som en – av flera metoder – för att upptäcka och hantera risker i tid.
Det kan handla om allt från nedskräpning till hot och våld. Bostadsbolaget i Göteborg har över fyra hundra anställda – från lokalvårdare och fastighetsskötare till tjänstemän – och alla har IA-systemet installerat i sin mobil.
Rapporteringen handlar om stort som smått. En lokalvårdare har halkat på det nystädade golvet, en brand har uppstått i en lägenhet eller en fastighetsskötare har upptäckt tecken på droganvändning.
Bostadsbolaget har 24 000 hyresrätter runt om i staden och arbetsmiljön för medarbetarna kan vara, minst sagt, komplex.
– Vi använder IA för att kartlägga risker och potentiella faror, utreda händelser, riskbedöma och vidta åtgärder. Systemet hjälper oss att identifiera vilka områden vi behöver fokusera mer på för att skapa en trygg arbetsmiljö, säger Ann Truvered, arbetsmiljöspecialist på Bostadsbolaget.
Miljontals rapporter
IA-systemet, Informationssystem om Arbetsmiljö, lanserades 1997 och har idag närmare två miljoner användare. Systemet levereras av Afa Försäkring och används inom de flesta svenska branscher. Varje år strömmar miljontals rapporteringar om incidenter och riskhanteringar in till systemet.
– Tanken är att vem som helst inom en organisation ska kunna rapportera in risker eller olycksfall. Informationen styrs sedan uppåt i ledet så att rätt personer får ta del av rapporterna, förklarar Lars-Gunnar Lindberg som är chef för IA-avdelningen på Afa Försäkring.
Det digitala systemet är kostnadsfritt för alla organisationer med kollektivavtalad försäkring, vilket till exempel gäller i kommuner och regioner. I kommuner kallas systemet för KIA och inom byggbranschen har det fått namnet BIA.
– Systemet har två huvuddelar, en reaktiv del och en proaktiv del. Den reaktiva delen hanterar inträffade händelser, såsom arbetsolyckor eller tillbud, medan den proaktiva delen hjälper till att förebygga risker genom exempelvis riskanalyser och skyddsronder, säger Lars-Gunnar Lindberg.
IA-systemet är ISO-certifierat för informationssäkerhet och GDPR-säkrat, vilket innebär att all data hanteras säkert och konfidentiellt. Systemet är också flexibelt och anpassningsbart efter olika branscher och arbetsplatser.
För att göra det så enkelt som möjligt för användarna att rapportera har Afa tagit fram en app, och idag sker 60 procent av alla rapporteringar via mobiltelefoner.
Hot och våld
Bostadsbolaget har i flera år arbetat aktivt för att motverka tystnadskultur och otillåten påverkan. Som en del av allmännyttan kan bostadsbolaget ha en stor inverkan på människors livssituation – eftersom bostad är ett grundläggande behov.
Sara Fischer som är säkerhetschef på Bostadsbolaget i Göteborg berättar hur åtgärdsrutinerna ser ut om en medarbetare utsätts för hot och våld.
– Vi har tagit fram specifika checklistor för hur de här händelserna ska hanteras. Listorna kopplas sen ihop med det inrapporterade tillbudet, så allt finns samlat. Här står det vad chefen ska göra från det akuta skedet hela vägen till en eventuell rättegång, säger hon.
Andra händelser har andra rutiner och IA-systemet är ett viktigt verktyg. I vissa fall är rapporteringen en förutsättning för att Bostadsbolaget ska kunna vidta vissa åtgärder, menar Sara Fischer.
– Om en verksamhet till exempel efterfrågar kamerabevakning krävs en tydlig problembild. Då är incidentrapporterna betydelsefulla, säger hon.
Förebyggande
Det finns även planer på att använda IA-systemet ännu mera förebyggande, genom att mäta ”friskfaktorer” i arbetsmiljön. På Afa Försäkring funderar man just nu på vad det egentligen är man behöver mäta och hur rapporteringen skulle kunna gå till.
– Vilka friskfaktorer som finns kan vi inte räkna ut bakvägen, vi måste fråga människor. Forskningsläget är väldigt intressant, men än så länge har vi inget konkret att komma med, säger Lars-Gunnar Lindberg på Afa Försäkring.
Lotta Engelbrektson