Du ska inte bara lösa ett problem utan också komma på vad som är problemet och sedan kunna formulera det. Att leda sig själv på jobbet är en krävande aktivitet.
Det menar Gisela Jönsson som har undersökt de gränslösa jobben i teknik och IT-sektorn.
– Jag vill motverka känslan av att det är något fel på den som inte klarar av det gränslösa jobbet. Det är jobbet som behöver förändras, säger Gisela Jönsson, forskare på institutionen för Industriell ekonomi & organisation på KTH.
Prestationskraven ökar, arbetsuppgifterna är otydliga. Det är svårt att prioritera vad som är viktigast och du störs hela tiden av inkommande mejl och kollegorna i kontorslandskapet. Plötsligt blir situationen ohållbar.
– Idag och i framtiden, krävs det kompetens att hantera gränslösheten och otydligheten i arbetet. Du måste ta ett stort ansvar som individ, för att organisera och leda ditt eget arbete.
Om man ska hålla ett helt arbetsliv, gäller det att se till att man får de förutsättningar som behövs för att kunna göra ett bra jobb.
Organisatoriska faktorerna avgörande
Gisela Jönsson, som är utbildad personalvetare jobbade tidigare som IT-konsult ute hos kunder som skulle införa olika tekniska lösningar på personalavdelningen. Efter några år insåg hon att det inte var tekniken, utan de organisatoriska faktorerna som var avgörande för om det skulle gå att implementera och använda det tekniska systemet.
Gisela Jönsson sökte sig tillbaka till akademin, för att lära sig mer och började forska inom kompetensutveckling. Just nu skriver hon på sin doktorsavhandling om varför man ska leda sig själv, hur det fungerar att leda sig själv och hur man kan stötta anställda i att leda sig själva.
Föränderlig omvärld kräver större ansvar
– Om du verkar i en väldigt föränderlig kontext, måste medarbetarna ta ett större ansvar. Ingen vet rätt svar, säger Gisela Jönsson.
I och med digitaliseringen har mängden kunskapsarbeten ökat, vilket i sin tur gjort att takten i ekonomin ökat. Världen är mer sammankopplad. Det går fort att skapa nya tjänster och produkter och få ut dem på marknaden. Resultatet blir att det är allt svårare att hitta ett jobb där ditt ansvarsområde är specificerat och exakt vilka arbetsuppgifter du ska utföra.
Fungerar inte peka med hela handen
Gisela Jönsson har intervjuat chefer och medarbetare i teknikintensiva branscher som IT om varför de vill ha självgående medarbetare. Enligt cheferna beror det på att vi lever i en föränderlig värld, där man som chef inte kan peta i alla detaljer ens om man skulle vilja. Det fungerar inte längre att peka med hela handen. Dessutom vill ingen vara chefen som bestämmer allt.
Coacher hjälper team organisera arbetet
På musiktjänstföretaget Spotify har Gisela Jönsson intervjuat så kallade agila coacher, en slags teamcoacher som hjälper teamet att organisera sitt arbete. Arbetsuppgifterna är otydliga eftersom man verkar på en extremt konkurrensutsatt marknad där många krigar om vem som ska bli störst på strömmande musik. Då gäller det att snabbt kunna förändras och helst ligga steget före. Det agila arbetssättet innebär att man arbetar flexibelt, i korta cykler, med kontinuerlig feedback och med fokus på samarbetet mellan människor.
Coachen observerar och ger feedback
Tekniker och programmerare jobbar i team och coachen fokuserar på hur teamet jobbar tillsammans och ger feedback.
Under ett möte fokuserar deltagarna i teamet på den som pratar, medan coachen kan fokusera på de som lyssnar. Verkar de uppmärksamma eller håller de på med sin mobil?
Coachen kan också ställa frågor: ”Nu har vi diskuterat det här i tio minuter och inte kommit någon vart. Ska vi fortsätta?
Viktigt se sammanhanget
För att arbetet ska kunna utföras på ett smartare sätt bidrar coachen med olika knep och metoder. Hen kan också uppmärksamma medarbetarna på att det man gör påverkar andra människor i organisationen så att de blir mer medvetna om hur allt hänger ihop och tar ett större ansvar för vilka arbetsuppgifter man själv väljer att skicka vidare.
En tavla på väggen visar var man själv och andra befinner sig i ett projekt.
– Att se sammanhanget där man befinner sig tror jag är bra. Då blir det inte så luddigt.
Sätta gränser när det blir för mycket
Gisela Jönsson påpekar att det finns en maktaspekt i det gränslösa arbetet.
– Om jag inte kan sätta gränser när jag får många motstridiga arbetsuppgifter och förklara att jag inte hinner göra allt på en gång, så är risken mycket större att jag tar på mig för mycket och blir sjuk. Om ingen protesterar får organisationen inte heller någon signal om att systemet måste förändras. På så sätt går det att ställa motstridiga krav.
Hållbara villkor kräver öppenhet om arbetsvillkoren
För åstadkomma hållbara villkor i ett gränslöst arbetsliv borde anställda uppmuntras att ge feedback på sin arbetssituation, menar Gisela Jönsson.
– Dels är det bra för individen, men det är också värdefullt för organisationen att få reda på om man lagt för många arbetsuppgifter på en person eller vad som är viktigast att göra.
Om man inte skickar några signaler uppåt i organisationen, hur ska ledningen då veta?
Som chef kan man också föregå med gott exempel och sluta skicka mejl klockan elva på kvällen.
Visualisera arbetet
Ett annat tips är att visualisera sitt arbete på egen hand eller tillsammans med sina kollegor som har liknande arbetsuppgifter. Det innebär att man visar på bild eller på en tavla var i arbetet man befinner sig. Det blir då tydligare vilka arbetsuppgifter man ägnar sig åt och om arbetsuppgifterna är för många att hantera för en enda person, eller för ett arbetslag.
Möten är en annan källa till frustration för många medarbetare, som tycker att det är ett slöseri med deras tid.
– Hur mycket tid lägger vi egentligen på möten och hur mycket tid finns kvar för att utföra de egentliga arbetsuppgifterna? Det är svårt att ge en generell lösning, men som chef kan jag bidra till att göra mötena tydligare från början genom att förklara vad poängen är med mötet och varför just jag behöver vara med.
Chefen har stort ansvar för rimliga villkor
Gisela Jönsson tycker att ledningen har ett stort ansvar för att skapa en bra arbetsmiljö som gör att de anställda klarar av sina arbetsuppgifter.
– Det ligger ju inte i arbetsgivarens intresse att människor bränner ut sig, men det behöver inte gå så långt att man blir sjukskriven. Den som är stressad tänker sämre. Om du då har ett arbete där du ska tänka, märks det direkt när du blir stressad. Du blir lättare irriterad, är mindre uppmärksam på andra personer, blir sämre på att kommunicera och uppfatta andars behov.
Även om du klarar av att slutföra dina arbetsuppgifter är frågan hur bra resultatet blir.
Just nu planerar Gisela Jönsson en sista studie där hon vill testa ett konkret verktyg för att hantera gränslösa arbeten.
– Jag har ett livslångt intresse för arbete. Det är en så stor del av livet och det skulle kunna bli bättre. Jag hoppas att min forskning kan bidra till att vi förstår vårt arbetsliv bättre och utifrån den kunskapen bli stärkta att förändra saker.
Ragnhild Larsson