Hur ledningssystem fungerar integrerat har IVL-forskare studerat

Delad nytta viktigare än certifikatet

Integrerade ledningssystem för miljö, kvalitet och arbetsmiljö ger bättre styrning av verksamheten. Men det får inte stanna vid administration. Framgång kräver delaktighet och engagemang på alla nivåer i företaget, transparent systematik och eldsjälar.

– Det måste gå från ett fossilt till ett levande system, säger Gabriella Östlund på IVL Svenska Miljöinstitutet som studerat goda exempelföretag. Nyttan ska vara viktigare än certifikatet.

 

Systematik i styrningen av affärer, kundnytta, effektivitet och kvalitet i produktionen är ofta en självklarhet. Någon form av formella eller informella ledningssystem är ett måste för att driva ett företag.Integrerade ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö är alltmer på ropet.

Det styrsystem som företag utvecklar styr då inte bara kvalitet eller miljö eller arbetsmiljö, utan tar ett helhetsgrepp på verksamheten.

Kundnyttan styr

Många ser direkt vinsten av samordning. En del ser främst byråkratin.

– Några fastnar i de krav som ställs och hur de formuleras. De är ibland svåra att förstå och det kan bli för mycket pappersarbete. Det är viktigt att själv beskriva vad man vill uppnå med sitt ledningssystem, vilka krav som kunderna ställer och vad systemet ska motsvara, säger Ann-Beth Antonsson, som drivit forskningsprojektet tillsammans med Gabriella Östlund och John Sjöström.

Med stöd av AFA Försäkring och Stiftelsen IVL samt en referensgrupp med Teknikföretagen, Industriarbetsgivarna, IF Metall, Prevent och forskare från Mälardalens högskola har man utvecklat en metod för att studera ledningssystemen, samt valt ut fem företag som goda exempel: Ett stort verkstadsföretag, en mindre verkstad, ett betonggjuteri, ett företag inom industriservice och en processindustri.

Man har gjort djupstudier på företagen som alla i olika hög grad har erfarenhet av integrerade ledningssystemen för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Det är påtagligt att arbetsmiljöfrågor vinner på integrering av system eftersom arbetsmiljön blir synliggjord. Ofta är det kundnyttan som styr. Kunderna ställer krav på kvalitet och miljö, men sällan på arbetsmiljön.

De fem företagen har ambitionen att hela systemet ska bidra till verksamhetsnyttan med dagliga rutiner för rapporteringar av avvikelser, arbetsmiljöproblem, ständiga förbättringar och produktionsnytta.

– En stor behållning av besöken är entusiasmen över att det ska fungera, säger John Sjöström. Då har man skapat det levande systemet, långt bortom den administrativa byråkratin.

Allas deltagande

Nyckelfaktorer för att skapa och bibehålla ett levande ledningssystem är att hela organisationen är involverad och medveten om nyttan av det. Att alla arbetar med systemet, som rapporter om avvikelser och riskbedömningar, samt att insatser följs upp.Chefernas engagemang är av centralt värde, liksom att ledningen ger sitt uttalade stöd och är långsiktigt delaktiga. De som har intervjuats är KMA-chefer (Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö), produktionschefer, skyddsombud och anställda.

– Eldsjälar är viktiga, de som tar ansvar, lyssnar på användarna men också tjatar och ständigt följer upp, säger John Sjöström. De kan finnas på alla nivåer, och de säljer in systemets delar, skapar förståelse genom utbildning och övertygar om att man ska testa.

Men eldsjälar räcker inte. För att systemet ska fungera väl, behöver många anställda vara engagerade. Organisationen måste ha en viss mjukhet för att stödja processen. Man ska känna att man får testa nya vägar, kan säga ifrån och ifrågasätta. Att man bli tagen på allvar. ”Kan vi pröva ett annat sätt?” ”Javisst, blir det bättre så ändrar vi i systemet”.

– Eller om man säger att man får ont i jobbet så möts man med av: Då ändrar vi på det, säg till om det känns bättre efteråt, berättar Gabriella Östlund om ett annat exempel hon hört. Att bli lyssnad på, att synpunkter och förslag tas på allvar, är viktigt eftersom det ökar anställdas tilltro till systemet.

Återkopplingar, transparens, tydlighet och en stark vilja att ha alla med på resan betyder mycket och är viktiga verktyg för ständiga förbättringarna.

Mindre sjukdom

Fallgroparna är brist på tid för utvecklingsarbetet, då prioriterar man det dagliga arbetet. Riskanalyser som inte genomförs upplevs som meningslösa. Svåra system orkar många inte med.

– Även överbelastade chefer kan bli ett hinder, säger John Sjöström. Liksom om ledningssystemet upplevs som ett kontrollsystem eller om rutinerna blir viktigare än sakkunskap.

Exempelvis är det viktigt att skyddsombuden får fortsatt stark funktion utifrån sin ursprungliga uppgift, även om arbetsmiljö kommit på var mans bord. Vinsterna med levande ledningssystemen har sällan kvantifierats, men alla fem företag vittnar om hur lönsamt det är när de börjar fungera i vardagsarbetet.

– Allmänt så minskar sjukdomstalen, liksom stress och trötthet, säger Gabriella Östlund. I stället ökar välbefinnandet och trivseln, och man lär sig att hantera stress och värna sig från olyckor och skador.John Sjöström berättar om ett huvudskyddsombud som nämner ett femtontal olycksfall med snubbling och fall som analyserades, och gav förändringar i arbetssättet.

Året efter var de nere i noll.

– Han menade att nu äntligen fungerar Systematiskt arbetsmiljöarbete på företaget, det man haft problem med att införa tidigare.Systemen måste byggas upp utifrån företagets vision, affärsidé, grundläggande värderingar samt policies. Men sedan måste erfarenheterna från ledningssystemet få påverka vision, affärsidé med mera.

– Då blir arbetsmiljön tagen på allvar, liksom kvalitet och miljö. Det ger även en kundnytta, inte enbart för att man kan stoltsera med ISO-certifieringar utan för att det levande ledningssystemet är bra både för produktionen och för de anställda, säger John Sjöström. Då har fossila system blivit en levande, hälsosam och lönsam del av företagen.

 

Torbjörn Uhlin

 

Checklista för att lyckas med att integrera ledningssystem

Vad är ett integrerat ledningssystem?En förening av flera ledningssystem som ofta är certifierade och bygger på standarder. Genom att integrera dem vill man uppnå samordningsvinster, därför att de i mångt och mycket påminner om varandra.

Vilka ledningssystem vill ni integrera?

Kvalitet: ISO 9000

Miljö: ISO 14000Arbetsmiljö: OHSAS 18001 eller AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbeteInformationssäkerhet: SS-627799-2Kompetensförsörjning: SS 624070Energi: SS 627750Ni kan välja att lägga in annat i ledningssystemet, bara det ger värde för den egna verksamheten, som jämställdhetsarbete eller ekonomistyrning

Vilka är fördelarna med integrationen?

Helhetssyn på organisationenEffektivitetsvinsterMindre dokumentationBättre beslutsunderlagTydlighet mot kund och personalBättre bild av verkligheten, eftersom den inte skiljer på miljö, kvalitet och arbetsmiljö.

För att lyckas med integrering av ledningssystem krävs att:

– Ledningen tar ansvar, aktivt medverkar i och stödjer arbetet.- Medarbetarna involveras och engageras så att de är med och bygger upp ledningssystemen- Byråkratin minimeras, lägg i stället fokus på nyttan. Utgå från företagets produktion och tjänster.- Ett färdigt ledningssystem ska leda till realistiska förbättringar. Det ska inte ge en utopisk bild av hur verksamheten borde fungera.- Språket i standarderna är fackspråk som kan vara svårt för icke-specialister att förstå. Det bör omformuleras med egna ord, så att medarbetarna förstår vad som menas.- Olika specialister inom företaget tar hänsyn till varandras verksamhet och samverka i team. Alla måste dra åt samma håll.- Integreringen av systemen ses som det naturliga tillståndet. Att styra verksamheten efter en helhetssyn har alltid varit den högsta ledningens uppgift. Nu ska det bli hela företagets uppgift.

   Källor:

Integrerade ledningssystem, en artikelsamling av SIS, Swedish Standards InstituteSamordning av ledningssystem för arbetsmiljö, yttre miljö och kvalitet, en undersökning av IVL Svenska Miljöinstitutet.